Termini e Condizioni di Utilizzo di Wesendly

1. Il fornitore

Wesendly (di seguito «Piattaforma», «Servizio» o «Wesendly») è un software in abbonamento (SaaS) sviluppato e gestito da Wagmii LTD, società registrata presso Companies House in Inghilterra e Galles con numero 15117992, sede legale in 41 Devonshire Street, Ground Floor, London W1G 7AJ, United Kingdom.

Contatti:

• assistenza: support@wesendly.app
• protezione dei dati: privacy@wesendly.app
• comunicazioni, notifiche e reclami: wagmiiltd@gmail.com

2. Accettazione dei Termini

Creando un account o usando il Servizio, il cliente (di seguito «Cliente») accetta i presenti Termini, l'Accordo sul trattamento dei dati personali che ne fa parte (articolo 13 e Allegati A e B) e prende visione della Privacy Policy. Chi accetta per conto di un'azienda dichiara di avere il potere di farlo.

I Termini sono un accordo vincolante tra il Cliente e Wesendly.

3. Descrizione del Servizio

Wesendly mette a disposizione, secondo il piano attivo, tra le altre, queste funzioni:

• rubrica contatti, liste, tag e CRM;
• campagne e automazioni via email e WhatsApp;
• casella messaggi (WhatsApp, Instagram, email);
• moduli, quiz e pagine di raccolta contatti;
• prenotazioni online con calendario;
• programma fedeltà (Tessera Punti);
• moduli di pagamento;
• assistente e agenti di intelligenza artificiale configurati dal Cliente;
• registro attività del workspace;
• esportazione dei contatti;
• API e webhook per collegare sistemi esterni.

Il Servizio può essere aggiornato e migliorato nel tempo. Le modifiche che riducono in modo sostanziale le funzioni del piano attivo vengono comunicate con il preavviso dell'articolo 15.

4. Registrazione e account

Per usare il Servizio serve un account con dati veri, completi e aggiornati. Il Cliente custodisce le credenziali sue e dei membri del suo team e risponde delle attività svolte con il proprio account. Il Cliente assegna ai membri del team ruoli e permessi adeguati e li rimuove quando non servono più.

Wesendly può sospendere o chiudere gli account che violano i presenti Termini o la legge, dandone comunicazione al Cliente, salvo i casi urgenti in cui la sospensione immediata è necessaria per proteggere persone, dati o la Piattaforma.

5. Piani e pagamenti

I piani e le condizioni economiche sono indicati nella pagina dedicata o nell'offerta accettata dal Cliente e possono cambiare con almeno 30 giorni di preavviso.

• I pagamenti dell'abbonamento sono gestiti tramite Stripe, con addebito periodico (mensile o annuale).
• L'abbonamento si rinnova automaticamente alla scadenza, salvo disdetta.
• Il Cliente può disdire in qualsiasi momento dal pannello di controllo.
• Non sono previsti rimborsi per periodi già fatturati, salvo quanto previsto dalla legge.
• In caso di mancato pagamento il Servizio può essere sospeso.

6. Uso consentito

Il Cliente usa il Servizio in modo lecito. In particolare è vietato:

• inviare messaggi spam, non richiesti o fraudolenti;
• contattare persone senza una base giuridica valida, come il consenso quando è richiesto;
• violare i termini dei servizi collegati (per esempio quelli di Meta per WhatsApp e Instagram o del proprio fornitore di invio email);
• usare il Servizio per attività illegali, diffamatorie o offensive;
• tentare di accedere a sistemi non autorizzati o di violare la sicurezza della Piattaforma;
• rivendere o sublicenziare il Servizio senza autorizzazione scritta.

7. Integrazioni con account propri del Cliente

7.1 Alcune funzioni richiedono che il Cliente colleghi a Wesendly un proprio account presso un fornitore terzo, inserendo le proprie credenziali o chiavi API. Sono, per esempio:

• il fornitore di invio email scelto dal Cliente (per esempio Elastic Email, Resend o un server SMTP del Cliente);
• Meta Platforms (WhatsApp Business Platform, Instagram) e i numeri WhatsApp del Cliente;
• le funzioni di intelligenza artificiale che usano la chiave API del Cliente (per esempio assistente e agenti): il fornitore scelto dal Cliente con la propria chiave (per esempio Anthropic o OpenAI) è un servizio del Cliente;
• Google Calendar, Telegram, sistemi di pagamento del Cliente (per esempio Stripe o GoCardless), negozi online (WooCommerce, Shopify), Fatture in Cloud, PandaDoc, Airtable e webhook o automazioni esterne indicate dal Cliente.

7.2 Questi rapporti sono contratti diretti tra il Cliente e il fornitore terzo. Il fornitore terzo non è un sub-responsabile di Wesendly: il trattamento che esegue con il proprio servizio avviene sulla base del contratto con il Cliente e sotto la responsabilità del Cliente e del fornitore stesso, ed è fuori dal trattamento svolto da Wesendly.

7.3 Wesendly, su istruzione del Cliente, si limita a trasmettere a quel servizio i dati necessari (per esempio destinatario e contenuto di un'email) e a ricevere gli esiti che il servizio rende disponibili (per esempio consegne, rimbalzi, disiscrizioni). Il Cliente verifica che il contratto con il fornitore terzo sia adeguato alla normativa sulla protezione dei dati.

7.4 Il funzionamento, le interruzioni, i limiti e le politiche dei servizi terzi non dipendono da Wesendly.

8. Proprietà intellettuale e dati del Cliente

Tutti i diritti sulla Piattaforma (codice, design, marchi, loghi) appartengono a Wesendly o ai suoi licenziatari. Il Cliente riceve una licenza limitata, non esclusiva e non trasferibile per usare il Servizio durante l'abbonamento.

I dati che il Cliente inserisce (contatti, messaggi, contenuti) restano del Cliente. Il Cliente può esportarli in qualsiasi momento con le funzioni di esportazione del pannello.

9. Limitazione di responsabilità

Nei limiti consentiti dalla legge, Wesendly non risponde di:

• perdite di dati dovute a cause fuori dal suo controllo;
• interruzioni causate da servizi terzi, compresi quelli dell'articolo 7;
• danni indiretti o mancato guadagno;
• azioni del Cliente che violano la legge o le regole di servizi terzi.

La responsabilità complessiva di Wesendly non supera l'importo pagato dal Cliente negli ultimi 3 mesi di abbonamento. Questo limite non si applica nei casi in cui la legge non consente di limitarla, per esempio dolo o colpa grave.

10. Disdetta e risoluzione

Il Cliente può disdire l'abbonamento in qualsiasi momento.

Wesendly può risolvere il contratto con effetto immediato in caso di violazione grave dei presenti Termini.

11. Registro attività e conservazione

Il pannello mantiene un registro attività del workspace (chi ha fatto cosa e quando: invii, programmazioni, esportazioni, modifiche, accessi). Il registro è visibile all'amministratore del workspace.

Il registro degli invii di ogni campagna (destinatari, esiti, aperture, clic, disiscrizioni) resta disponibile per tutta la durata del contratto, salvo cancellazione da parte del Cliente.

12. Riservatezza

Ciascuna parte tratta come riservate le informazioni non pubbliche dell'altra di cui viene a conoscenza per il contratto e le usa solo per eseguirlo.

13. Accordo sul trattamento dei dati personali (art. 28 GDPR)

13.1 Ruoli

Per i dati personali dei contatti e dei clienti finali che il Cliente carica o raccoglie con la Piattaforma (di seguito «Dati del Cliente»), il Cliente è titolare del trattamento e Wesendly è responsabile del trattamento ai sensi dell'art. 28 del Regolamento (UE) 2016/679 («GDPR»). Questo articolo, con gli Allegati A e B, costituisce l'accordo previsto dall'art. 28, paragrafo 3, GDPR.

Per i dati dell'account del Cliente e dei membri del suo team (dati di accesso, fatturazione, assistenza) Wesendly è titolare autonomo, come descritto nella Privacy Policy.

13.2 Oggetto, durata, natura e finalità

Wesendly tratta i Dati del Cliente solo per fornire il Servizio: conservarli, organizzarli, mostrarli nel pannello, usarli per gli invii, le automazioni, le prenotazioni e le altre funzioni attivate dal Cliente. Il trattamento dura quanto il contratto. Tipi di dati, categorie di interessati e operazioni sono descritti nell'Allegato A.

13.3 Istruzioni del Cliente

Wesendly tratta i Dati del Cliente solo su istruzione documentata del Cliente. Sono istruzioni i presenti Termini, la configurazione del workspace e le azioni che il Cliente o il suo team eseguono nel pannello o tramite API. Se un'istruzione, secondo Wesendly, viola la normativa sulla protezione dei dati, Wesendly informa subito il Cliente. Se la legge impone a Wesendly un trattamento diverso, Wesendly ne informa il Cliente prima, salvo che la legge lo vieti.

13.4 Riservatezza delle persone autorizzate

Le persone autorizzate da Wesendly a trattare i Dati del Cliente sono vincolate alla riservatezza e vi accedono solo quando serve, per esempio per assistenza richiesta dal Cliente o per risolvere un problema tecnico.

13.5 Sicurezza

Wesendly adotta le misure tecniche e organizzative dell'art. 32 GDPR descritte nell'Allegato B e le aggiorna in base all'evoluzione tecnica, senza ridurre il livello di protezione.

13.6 Sub-responsabili

Il Cliente autorizza in via generale Wesendly a ricorrere ai sub-responsabili elencati nell'Allegato A, sezione 4. Wesendly impone a ciascun sub-responsabile obblighi di protezione dei dati equivalenti a quelli di questo accordo e resta responsabile verso il Cliente del loro operato.

Wesendly comunica al Cliente l'aggiunta o la sostituzione di un sub-responsabile con almeno 14 giorni di preavviso, via email. Entro quel termine il Cliente può opporsi, scrivendo a wagmiiltd@gmail.com, per motivi legati alla protezione dei dati. Se non si trova una soluzione, il Cliente può recedere dal contratto senza penali prima che la modifica abbia effetto.

I fornitori dei servizi collegati dal Cliente con un proprio account (articolo 7) non sono sub-responsabili di Wesendly.

13.7 Trasferimenti fuori dallo Spazio economico europeo

Quando un sub-responsabile tratta dati fuori dallo Spazio economico europeo, il trasferimento avviene sulla base di una decisione di adeguatezza della Commissione europea (per esempio per il Regno Unito o per le società certificate EU-US Data Privacy Framework) o delle Clausole contrattuali tipo approvate dalla Commissione europea, con le misure supplementari necessarie.

13.8 Assistenza al Cliente

Tenendo conto della natura del trattamento, Wesendly assiste il Cliente:

• nelle richieste degli interessati (accesso, rettifica, cancellazione, limitazione, portabilità, opposizione): il Cliente può gestirle direttamente dal pannello (ricerca, modifica, esportazione, cancellazione e disiscrizione dei contatti). Se una richiesta arriva direttamente a Wesendly, Wesendly la inoltra al Cliente senza rispondere nel merito;
• negli obblighi degli articoli 32-36 GDPR (sicurezza, violazioni dei dati, valutazioni d'impatto, consultazione preventiva), fornendo le informazioni di cui dispone.

13.9 Violazioni dei dati personali

Se Wesendly viene a conoscenza di una violazione che riguarda i Dati del Cliente, la comunica al Cliente senza ingiustificato ritardo e comunque entro 24 ore dal momento in cui ne ha avuto conoscenza, all'indirizzo email dell'amministratore del workspace. La comunicazione contiene le informazioni dell'art. 33, paragrafo 3, GDPR disponibili in quel momento; le altre seguono appena possibile. Wesendly adotta subito le misure per limitare gli effetti della violazione. La notifica all'autorità di controllo e la comunicazione agli interessati restano in capo al Cliente come titolare.

13.10 Cancellazione e restituzione dei dati

Durante il contratto il Cliente può esportare i propri dati dal pannello. Alla fine del contratto Wesendly cancella i Dati del Cliente, salvo che la legge ne imponga la conservazione. Le copie di backup si cancellano da sole alla scadenza della rotazione indicata nell'Allegato B.

13.11 Verifiche

Wesendly mette a disposizione del Cliente le informazioni necessarie a dimostrare il rispetto dell'art. 28 GDPR, in particolare questo accordo, l'elenco dei sub-responsabili e la descrizione delle misure di sicurezza. Il Cliente può chiedere verifiche ulteriori con un preavviso scritto di almeno 30 giorni, una volta l'anno o dopo una violazione dei dati, in modo da non compromettere la sicurezza e la riservatezza degli altri clienti. I costi della verifica sono a carico del Cliente, salvo che emerga una violazione grave di Wesendly.

13.12 Obblighi del Cliente come titolare

Il Cliente:

• raccoglie e usa i dati dei contatti con una base giuridica valida e, per il marketing, con il consenso quando richiesto, conservandone la prova;
• fornisce agli interessati l'informativa privacy;
• rispetta le disiscrizioni e le opposizioni;
• se usa assistenti, agenti o risposte automatiche di intelligenza artificiale con persone esterne, le configura in modo che dichiarino di essere un sistema di intelligenza artificiale;
• non carica categorie particolari di dati (art. 9 GDPR) o dati su condanne penali (art. 10 GDPR), salvo che sia necessario, lecito e che lo abbia comunicato prima a Wesendly;
• verifica i contratti con i fornitori dei servizi che collega con un proprio account (articolo 7).

14. Legge applicabile e foro

I presenti Termini sono regolati dalla legge inglese (Inghilterra e Galles). Per ogni controversia relativa ai presenti Termini sono competenti in via esclusiva i tribunali di Londra (Inghilterra e Galles). Restano salve le norme inderogabili a tutela del Cliente e quelle del GDPR.

15. Modifiche ai Termini

Wesendly può modificare i presenti Termini. Le modifiche vengono comunicate via email o con un avviso nel pannello con almeno 14 giorni di preavviso, indicando cosa cambia. Se il Cliente non accetta le modifiche, può recedere senza penali prima della loro entrata in vigore.

16. Contatti

Per domande sui presenti Termini: support@wesendly.app. Per la protezione dei dati: privacy@wesendly.app. Per comunicazioni, notifiche e reclami: wagmiiltd@gmail.com.

Allegato A: descrizione del trattamento e sub-responsabili

1. Categorie di interessati

• Contatti, clienti e potenziali clienti del Cliente.
• Persone che compilano moduli, quiz o prenotazioni pubblicati dal Cliente.
• Persone che scrivono al Cliente via WhatsApp, Instagram o email tramite la Piattaforma.
• Iscritti al programma fedeltà del Cliente.
• Membri del team del Cliente, per i dati che compaiono nel registro attività.

2. Tipi di dati personali

• Dati anagrafici e di contatto: nome, cognome, email, telefono, azienda, indirizzo se inserito.
• Campi personalizzati, tag, liste e note che il Cliente decide di usare.
• Contenuto dei messaggi inviati e ricevuti (email, WhatsApp, Instagram), allegati e note vocali.
• Dati di invio e interazione: data e ora di invio, esito, aperture, clic, disiscrizioni con data.
• Risposte a moduli e quiz, prenotazioni, punti fedeltà, opportunità del CRM e dati dei moduli di pagamento.
• Registro attività del workspace: azione, autore (nome ed email del membro del team), data e ora, elemento interessato.

Il Servizio non è pensato per categorie particolari di dati (art. 9 GDPR).

3. Operazioni e durata

Raccolta tramite moduli e importazione, registrazione, organizzazione, consultazione, uso per invii e automazioni, trasmissione ai servizi collegati dal Cliente, esportazione, cancellazione. Durata: quella del contratto, più la rotazione dei backup.

4. Sub-responsabili autorizzati

Questi sono gli unici sub-responsabili di Wesendly.

Funzioni di intelligenza artificiale. La trascrizione delle note vocali usa Cloudflare Workers AI, indicato sopra. Le funzioni di intelligenza artificiale che usano la chiave API inserita dal Cliente nelle impostazioni (per esempio assistente e agenti, con Anthropic o OpenAI) rientrano tra i servizi del Cliente dell'articolo 7: il fornitore scelto dal Cliente non è un sub-responsabile di Wesendly.

I servizi dell'articolo 7 (per esempio Elastic Email, Meta/WhatsApp, Instagram) sono contratti diretti del Cliente e non compaiono in questo elenco.

Allegato B: misure di sicurezza (sintesi)

• Connessioni cifrate (HTTPS/TLS) tra browser, app e Piattaforma.
• Password degli utenti salvate solo in forma cifrata non reversibile (bcrypt); sessioni con token firmati; possibilità di bloccare un utente.
• Separazione dei dati tra workspace: ogni dato è legato al workspace del Cliente e ogni richiesta viene filtrata su di esso.
• Ruoli e permessi nel team (Amministratore, Gestore, Venditore), con la possibilità di disattivare singole funzioni come l'esportazione, l'importazione o la cancellazione dei contatti.
• Registro attività visibile solo all'amministratore del workspace e agli amministratori della Piattaforma.
• Archivio file privato: i file si scaricano solo con link firmati a scadenza.
• Chiavi API dei servizi di intelligenza artificiale e dei bot cifrate nel database (AES-256-GCM).
• Link di disiscrizione firmati in ogni email di marketing e disiscrizione con un clic (intestazione List-Unsubscribe); i contatti disiscritti vengono esclusi automaticamente dagli invii.
• Accesso via API con chiavi dedicate per workspace e limiti di frequenza.
• Backup del database con conservazione a rotazione e procedura di ripristino documentata.
• File di importazione cancellati dall'archivio subito dopo l'elaborazione.
• Accesso di assistenza al workspace del Cliente solo da parte di amministratori della Piattaforma, con indicazione visibile durante la sessione.
• Procedura per la gestione delle violazioni dei dati con comunicazione al Cliente entro 24 ore.

La descrizione completa è disponibile su richiesta a privacy@wesendly.app.